Organizar el tiempo

El quid de la cuestión está en emplear el tiempo de una manera racional y organizada. Los japoneses tienen una palabra –karoshi- que significa muerte por exceso de trabajo. El mejor ejecutivo no es el que trabaja más horas, sino el que organiza mejor su tiempo. El objetivo a lograr no puede ser trabajar cuantas más mejor, ni ganar la máxima cantidad de dinero que se pueda. No conviene desenfocar los objetivos.

El objetivo de cualquier ejecutivo o empresario tiene que ser trabajar mejor, sacarle más jugo al tiempo. El tiempo es un recurso difícilmente medible, y no me refiero a los días, horas o minutos, sino al paso del tiempo. Porque el tiempo se vive de distinta manera según la actividad que se esté realizando. Más de un 50 % considera que les falta tiempo y menos de un 10 % piensa que les sobra. Curiosamente, quienes creen que les falta tiempo son los que menos horas de televisión ven, y quienes se levantan antes. Es decir, los mas acuciados son los que trabajan más horas.

¿Cómo organizar mejor el propio tiempo? En primer lugar, hay que tener en cuenta que nadie puede llevar entre manos un número ilimitado de asuntos importantes. Tener en la cabeza más de diez significa, seguramente, no estar llevando bien ninguno. Después, hay que saber delegar y dejar trabajar. Son muy peligrosos los directivos que se creen insustituibles o que constantemente interrumpen el trabajo de los demás para pedir cuentas. Debemos recordar que lo más importante no es siempre lo más urgente. Puede ser bueno preguntarse alguna vez: ¿qué quiero que digan de mí en mi funeral?

Conviene recordar que en la antigüedad clásica, los esclavos eran precisamente los que no disponían de tiempo libre, de tiempo de ocio. Y “negocio” viene de ahí, de “necotium”. Atención cuando los negocios agobian, cuando no dejan tiempo, cuando llevan a confundir el éxito personal exclusivamente con el éxito laboral. Cuidado con confundir el propio triunfo con una forma muy sutil de esclavitud.

La clave para determinar las prioridades, el orden en el que deben hacerse las cosas es preguntarse: ¿Cuál es el rendimiento que obtengo por esta actividad? ¿Cómo encaja en mis objetivos a largo plazo, en la orientación general de un proyecto, en mi carrera?. La mayoría de la gente estaría de acuerdo en que determinar metas personales es muy importante, pero ¿se preocupa de hallar tiempo para invertirlo en la fijación de dichas metas?. Existen 8 pasos para tratar con éxito las actividades de alto rendimiento:

1. Organice el día en torno a las actividades de alto rendimiento.
2. Aparte las distracciones y tenga en mente los resultados que ha de alcanzar.
3. Establezca una fecha limite, especifíquela.
4. Divida los proyectos grandes en unidades menores.
5. Siga la técnica del Modelado. Imite al mejor.
6. Aproveche las horas de máximo rendimiento.

7. Prémiese a si mismo. Manténgase motivado.
8. Comprométase, tenga disciplina.

No confunda la actividad con eficacia; existen muchas personas que realizan muchas actividades, pero que al final su eficacia es muy baja. Un ejercicio para evitar este extendido hábito es parar y escribir en una hoja todos los ladrones de tiempo (actividades que no nos acercan a nuestras metas). Se sorprenderá del resultado. Nadie admite de forma consciente estar planificando la forma de fracasar y, sin embargo mucha gente va por la vida sin un plan. Si usted es una de esas personas que no hace planes, que no se marca objetivos o que no se prepara una lista diaria de cosas a hacer, lo que está haciendo es planificar un fracaso casi seguro. Adquiera el hábito de preparar una lista de cosas a hacer todos los días es una gran formula para aumentar su eficacia.

Siga estos pasos:
a) Sea realista –no programe más cosas de las que no sea capaz-
b) Deje un margen de tiempo. Prevea lo inesperado.
c) Revise la lista cada mañana antes de empezar a trabajar. Consúltela periódicamente durante el día.
d) Añada más tareas a la lista según avance el día.
e) Pregúntese ¿Por qué yo? Si alguien puede hacer una tarea, pásela sin más.
f) Agrupe las actividades que estén relacionadas entre si. Por ejemplo las llamadas…
g) Céntrese en el rendimiento más que en la urgencia. Lo importante son sus misiones o metas.

Usted es consciente de la enormidad de cosas obvias que le hacen malgastar tiempo, pero ¿se da cuenta de todos esos pequeños detalles que hacen que el tiempo se le escape de entre las manos? Llevar un registro de tiempo nos permite saber a dónde se nos va el tiempo y por qué. Registre las actividades que realiza un día a la semana durante tres semanas. El registro de tiempo le obligará a confrontar las diferencias entre lo que cree que pasa con el tiempo y lo que realmente sucede.

Otra sugerencia importante es su lugar de trabajo. Ya que pasa tantas horas en el mismo sitio, le resultará extraordinariamente rentable conservarlo libre de obstáculos y distracciones. Cuando su zona de trabajo este limpia y ordenada se concentrará mejor, trabajará más deprisa y recordará las cosas durante más tiempo. Cuando esta sometido a menos tensiones, uno es más creativo y crece la capacidad para la resolución de problemas.

Para terminar le invito a que reflexione con las siguientes 3 citas: “Piensa primero lo que quieres ser; luego, lo que tienes que hacer” (Epícteto). “Haga planes para el futuro porque es allí donde va a pasar el resto de su vida” (Mark Twain). “Aquellos que peor utilizan su tiempo son los que más se quejan de lo corto que es.”